Traksaksi
adalah situasi atau kejadian yang melibatkan unsur lingkungan dan
mempengaruhi posisi keuangan. Setiap transaksi harus dibuatkan
keterangan tertulis seperti faktur atau nota penjualan atau kwitansi
dan disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam
akuntansi suatu transaksi diukur dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu
transaksi-transaksi yang bernilai uang saja yang dicatat dalam
akuntansi. Jadi yang dimaksud transaksi dalam akuntansi dalam arti yang
spesifik yaitu transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan. Karena hal
tersebut yang disebut dokumen transaksi dalam akuntansi adalah dokumen
transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan. Ini adalah satu perbedaan
sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen, dimana
transaksi dalam sistem informasi manajemen adalah semua kejadian yang
melibatkan unsur lingkungan baik yang berpengaruh maupun tidak
berpengaruh terhadap posisi keuangan.
Pada perusahaan besar yang transaksinya
dalam jumlah besar terutama pada transaksi pembelian, perlu dilakukan
pengawasan, pemeriksaan baik terahadap kwantitas maupun kwalitas. Untuk
setiap pembelian dibuatkan surat permintaan pembelian (Purchase
Request) selanjutnya Order pembelian (Purchase Order). Sampai disini
belum ada transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan dengan demikian
dua dokumen tersebut tersebut adalah dokumen akuntansi yang tidak
termasuk dalam bukti transaksi. Dokumen tersebut berfungsi hanya sebagai
dikumen referensi.
Dalam proses penerimaan
barang/jasa dibuatkan “Surat Bukti Penerimaan” atau apapun nama nya
sesuai dengan barang atau jasa yang diterima bisa juga “Berita Acara
Penerimaan” yang memuat informasi tentang kwantitas dan kwalitas serta
menunjukan identifikasi dokumen pengantar supplier dan identifikasi
dokument pembelian. Surat bukti penerimaan menunjukan pengaruhnya
terhadap posisi keuangan, yaitu penambahan terhadap aset atau biaya.
Surat bukti penerimaan ini adalah dokumen akuntansi yang tergolong bukti
transaksi.
Hal yang spesifik dalam membuat bukti
transaksi adalah bahwa setiap membuat bukti transaksi dengan sistem
komputer, pada saat itu data tersimpan dalam sistem komputer. Data yang
tersimpan tersebut selanjutnya diolah oleh sistem komputer menjadi
informasi yang berguna. Tidak demikian halnya dengan sistem akuntansi
manual dimana data dicatat secara berulangkali dari bukti transaksi
sehingga menimbulkan kesan bahwa akuntansi itu sulit dan membuat jenuh.
Jurnal adalah
catatan secara sistematis dan kronologis dari transaksi-transaksi
finansial dengan menyebutkan perkiraan yang akan didebet dan dikredit,
jumlah dan keterangan ringkas. Jurnal merupakan catatan transaksi
finansial yang pertama karena itu disebut juga sebagai catatan yang asli
(book of original entry). Banyak ragu dengan pernyataan ini kenapa yang
pertama, termasuk saya sendiri juga demikian. Selanjutnya saya menarik
kesimpulan bahwa jurnal ini adalah sumber informasi untuk berbagai
keperluan dalam proses akuntansi khususnya.
Jurnal mempunyai 3 fungsi yaitu fungsi percatatan, fungsi historis
dan fungsi analisis.
Terdapat Bermacam-macam Bentuk Jurnal
yang dapat dipakai oleh perusahaan. Bentuk standar jurnal 2 kolom adalah
bentuk yang umum digunakan digambarkan sbb:
Hal : 001Tgl | NomorBukti | Keterangan | Ref | Debit | Kredit |
Jan 20 | 001 | Kas | 111 | 5.000.000,- | |
Modal | 301 | 5.000.000,- | |||
Posting adalah pemindahan dari buku jurnal ke buku besar. Pada system akuntansi komputer Buku Jurnal dan posting posting dilakukan secara automatics oleh komputer (auto Posting). Walaupun tidak mutlak, seorang data entry sebaiknya menguasai proses posting yang dilakukan oleh komputer agar bila terjadi kegagalan akan mudah menelusuri kesalahan yang terjadi.
Ada beberapa cara yang dapat digunakan
untuk mencatat Jurnal jurnal dan posting. Cara berikut adalah salah satu
teknik yang hanya dapat dilakukan dengan dukungan system komputer yang
terintegrasi.
Posting dilakukan langsung dari file
transaksi ke rekening-rekening buku pembantu dan lansung diprint-out
ke buku besar. Bukti transaksi terlebih dahulu diproses/dientry ke
system komputer sebelum diserahkan ke bagian akuntansi.
System komputer dapat menggantikan sebagian besar pekerjaan akuntansi sehingga personal hanya meng-entry/Mencatat data transaksi sekaligus mengasilkan bukti transaksi selanjutnya Jurnal, Laporan, posting ke buku besar dan buku pembantu sampai pembuatan neraca, neraca saldo, rugilaba, perubahan modal serta analisanya dikerjakan oleh komputer.
Proses pencatatan data jurnal pada
system akuntansi komputer juga bervariasi tergantung pada prosedure dan
metode serta tingkat integrated system yang diterapkan oleh pembuat
program aplikasi tersebut. Banyak program aplikasi accounting siap
pakai diperjual belikan seperti program aplikasi akuntansi komputer
yang dikenal secara luas di dunia akuntansi adalah Dac Easy Accounting,
MYOB, MAS dll, namun banyak perusahaan tidak dapat menggunakan program
aplikasi tersebut karena beberapa hal, antara lain masalah standarisasi,
tingkat kebutuhan perusahaan terhadap informassi yang berbeda dll. Dac
Easy Accounting menggunakan standarisasi negara pembuatnya (Amerika).
MAS adalah product local namun apa yang terdapat dalam aplikasi banyak
tidak tidak dapat mengaplikasikannya karena berbagai alasan. Untuk itu
banyak perusahaan membuat program aplikasi sendiri sesuai dengan system
akuntansi yang diterapkan di perusahaannya.
Dengan program ini tugas operator
hanya mencatat transaksi yang terintegrasi dengan subs system lain,
selanjutnya komputer akan mengolahnya sampai kesasaran akhir laporan
keuangan yaitu neraca, laporan rugi laba dan laporan perubahan modal
serta analisanya.
Jurnal Khusus : Pada
perusahaan besar ternyata transaksi-transaksi yang sama terjadi
berulangkali sehingga tidak efektif lagi bila dicatat setiap hari ke
dalam jurnal umum. Untuk menghadapi hal tersebut, dilakukan penyesuaian
bentuk Jurnal disesuaikan dengan kebutuhan. Pada jurnal khusus transaksi
yang sama dalam perioda tertentu dapat dijurnal satu kali saja. Jurnal
khusus memiliki kontrol intern yang lebih baik karena transaksi telah
dikelompokan, dan memungkinkan pembagian tugas sehingga terjadi
spesialisasi pekerjaan.
Macam-macam jurnal umum dan jumlah kolom jurnal disesuaikan dengan
kebutuhan namun umumnya jurnal umum terdiri dari:1. Jurnal Kas, dapat dibagi atas jurnal penerimaan kas untuk mencatat penerimaan kas dan jurnal pengeluaran kas untuk mencatat pengeluaran las
2. Jurnal Penjualan, untuk mencatat penjualan kredit. Penjualan tunai merupakan bagian dari jurnal Kas.
3. Jurnal Pembelian, untuk mencatat pembelian kredit, pembelian tunai merupakan bagian dari jurnal kas.
4. Jurnal Memorial (Jurnal Umum) untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dikelompokan pada jurnal-jurnal khusus di atas misalnya ayat penyesuaian, biaya/beban penyusutan, pendapat/biaya bunga, pendapatan/kerugian kurs. Dll.
Neraca lajur dan ayat penutup
Neraca lajur tidak diperlukan Pada
system akuntansi komputer, karena semua proses penyusunan laporan
keuangan (Laporan Rugi laba, Neraca, Perubahan modal serta analisanya)
dapat dilakukanh oleh komputer
Pada sistem akuntansi manual, untuk
mempermudah menyusunan laporan keuangan dibuat tabel untuk mencatat,
meyesuaikan, menggolongkan saldo perkiraan-perkiraan buku besar yang
disebut Neraca lajur (work sheet).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar